Se publica la política o la forma de llevar a cabo la gestión, la conservación y la eliminación de los documentos y archivos del Ayuntamiento:
Gestión, valoración, conservación, selección y eliminación
El organismo encargado de realizar estos procesos documentales es la Comisión Calificadora de documentos administrativos.
Los documentos ingresan el Archivo Municipal de forma natural, como finalización del proceso que lleva a cabo en la gestión administrativa y por transferencia normalizada. No obstante, se sigue trabajando con documentación incontrolada y sin organizar que se fue acumulando en el Ayuntamiento durante años.
En agosto de 2013 la Junta de Gobierno Local aprobó la creación de la Comisión Calificadora de documentos administrativos, un órgano específico que tiene como objetivo principal controlar el ciclo vital de los documentos producidos por la administración municipal en cualquier soporte, desde el momento de su creación hasta su conservación definitiva o eliminación.
Grosso modo, son competencias de esta comisión:
- Proponer los plazos de temporalidad y permanencia de los documentos en su edad administrativa, intermedia e histórica.
- Proponer el expurgo o eliminación de aquellos documentos carentes de valores primarios y secundarios.
- Proponer las medidas que garanticen la integridad, originalidad y validación de los documentos públicos.
- Colaborar en el diseño y aplicación de los circuitos y procedimientos municipales que generan documentación.
- Proponer el régimen de acceso y utilización de los documentos.
- Elevar propuestas de valoración a la Junta de Gobierno.
Organización
Como herramienta de trabajo para la organización y recuperación de documentos e información, el Archivo utiliza el Cuadro de Clasificación de Fondos propuesto por el Grupo de Archiveros de Madrid en las XVIII Jornadas de Archivos Municipales (San Sebastián de los Reyes, 2010), adaptado a las necesidades del Ayuntamiento de Torrejón de Ardoz.
- Ordenanza de Administración electrónica del Ayuntamiento de Torrejón de Ardoz. Aprobada en sesión plenaria de fecha 24/09/2014 y publicada en el BOCM número 248 de fecha 18/10/2014.
Propuestas de eliminación:
- Comisión calificadora de documentos administrativos del Ayuntamiento de Torrejón de Ardoz. Aprobada su creación por la Junta de Gobierno Local
- Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.
Más información: Memoria del Archivo Municipal de Torrejón de Ardoz, años 2014-2015.
Guia de servicios del Archivo Municipal
• La consulta de documentos es un servicio que presta el Archivo Municipal a la propia institución, a estudiosos e investigadores y a los ciudadanos en general que, manifestando un interés por los documentos y en los datos en ellos contenidos, pueden acceder a ellos legalmente.
- Normas generales de consulta de documentos
- Normas generales de reproducción de documentos
Impresos:
- Solicitud de consulta de documentos
- Solicitud de reproducción de documentos